COMUNICACIONES EMPRESARIALES ESCRITAS

COMUNICACIÓN EMPRESARIALES ESCRITAS

La destreza para comunicarse por escrito en forma clara y eficaz es una capacidad necesaria en la mayoría de los niveles y funciones de una organización, cualquiera sea su actividad o la información que se desee transmitir. 

Una eficaz comunicación escrita puede contribuir a perfeccionar el proceso de toma de decisiones o mejorar la comprensión sobre los asuntos de interés; tales como, por ejemplo, el estatus que tienen ciertos proyectos o actividades, los requerimientos entre departamentos, el trabajo de un área durante la aplicación de un programa, la presentación de objetivos claros de actividades, las intenciones o proyectos al exterior de la empresa, entre otros.

1. ¿PARA QUIEN SE ESCRIBE?

El escribir puede ser por diversos propósitos y motivaciones. La escritura puede ser científica, técnica, filosófica, artística, histórica, religiosa, periodística, publicitaria, entre otros tantos estilos. El fin de cualquier tipo de escritura es dejar evidencia o registro para transmitir o informar. En cuanto a la forma o estructura o formato, se encuentran los escritos menores, como el reporte y los escritos mayores como el informe. También se usan mucho las presentaciones, cuyo objetivo principal es informar de manera pública asuntos relevantes (Perdomo, 2011).

2.EL REPORTE

El Reporte, como recurso de los escritos menores, es un escrito breve que registra e informa lo relacionado a un trabajo, proceso o actividad realizada. No contempla mucha elaboración conceptual, análisis, interpretaciones, opiniones, ni conclusiones o recomendaciones. Su enfoque puede ser enumerativo de dichas actividades o descriptivo de de situaciones, hechos, procesos, incidentes, entre otros. En muchas empresas se han estandarizados formatos de manera de hacer fácil y rápido la elaboración de los reportes. La estructura recomendada para un reporte se compone de: Identificación, Asunto, Texto y Anexos.

3.EL INFORME

El informe es el tipo de recurso dentro de los escritos Mayores. El informe es una comunicación técnica que consiste en la exposición por escrito de las circunstancias observadas en el examen de la cuestión que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho. En otras palabras es un texto expositivo y argumentativo, por medio del cual se transmite una información de lo ejecutado en cierto tema y tiempo específico, o a lo que conviene hacer del mismo. Generalmente están dirigidos a un destinatario que debe tomar una decisión respecto al tema tratado en el texto.

3.1 - Es corto y conciso, pero completo

3.2 - Contiene sólo lo que es necesario, con información interesante y relevante. 

3.3 -  Es simple y escrito correctamente, sin repeticiones y sin redundancias.

3.4 -Es bien ordenado, estructurado y organizado. 
3.5- Es agradable de leer, con Ilustraciones y fotografías.

4. TIPOS DE INFORME

4.1- Informes Internos empresariales.

 4.2- Informes Externos a la organización. 

4.3 -Informes Formales de situaciones, resultados, etc. 

4.4 -Informes Informales entre empleados 

4.5 -Informes Extensos: contienen más de 10 páginas de información 

4.6 -Informes Cortos: Contienen menos de diez páginas.